El certificado digital empresa es un documento que permite la identificación electrónica de personas jurídicas con total validez . Existen actualmente diferentes tipos de certificados digitales que permiten realizar trámites de forma segura con los organismos de la Administración pública.
Pero este método de autenticación también caduca, por lo que es necesario conocer el proceso para renovar certificado digital empresa. A continuación se presenta todo el proceso para realizar el trámite de forma exitosa y seguir disfrutando de todas sus ventajas.
¿Qué es el certificado digital empresa?
Este certificado es un documento electrónico que permite la autentificación online de una empresa por medio de la persona responsable de la misma. Esta persona debe ser representante legal de la empresa.
El uso del certificado digital empresa es obligatorio con la mayoría de Organismos públicos. Para realizar diferentes trámites con las administraciones y para cumplir con diferentes obligaciones legales.
Este documento es emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM). Lo cual hace por medio de la Certificación Española (CERES) que es el organismo que se encarga de emitir esta autentificación.
El certificado digital empresa tiene una vigencia de dos años y puede ser renovado una sola vez. Cuando haya sido renovado una vez y caduca, se tiene que realizar el trámite nuevamente para solicitarlo.
La renovación de este certificado tiene un coste, el cual debe ser abonado a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Tipos de certificados digitales empresa
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) emite tres tipos de certificados digitales empresa o Certificado de Representante. Ellos son:
Certificado de Representante de Administrador Solidario o Único
Este tipo de certificado es para empresas que tienen Número de Identificación Fiscal letra A letra B. Estas son las sociedades anónimas y son las sociedades de responsabilidad limitada respectivamente.
Los certificados de este tipo se emiten para la relación de las Personas Jurídicas con las administraciones públicas. Pero a través de sus Representantes legales, los cuales podrán realizar la contratación de bienes o servicios y trámites con la Administración Pública.
Este certificado sólo puede ser obtenido únicamente por las sociedades anónimas y sociedades limitadas. Pero sólo cuando el representante legal de la sociedad es administrador solidario o único y esté inscrito correctamente en el Registro Mercantil.
Certificado de Representación de Persona Jurídica
Este certificado es para empresas que tienen Número de Identificación Fiscal letra A letra B, letra G, Letra F, Letra N, Letra J. Estas son Sociedades Anónimas, Sociedades De Responsabilidad Limitada, Asociaciones, Sociedades Cooperativas, Entidades Extranjeras con Personalidad Jurídica, Sociedades Civiles respectivamente.
Las sociedades anónimas y limitadas que pueden solicitar este tipo de certificado son las que el representante legal no es administrador único o solidario. Pero es apoderado, consejero, presidente, socio único, administrador conjunto, consejero delegado solidario, liquidador, entre otros.
El representante debe tener poderes específicos que le permitan obtener este tipo de certificado.
Certificado digital para Entidades que no tienen Personalidad Jurídica
Este tipo de certificado está dirigido para personas físicas que representan a entidades que no cuentan con personalidad jurídica en el ámbito tributario. Este certificado le permite realizar operaciones online con las diferentes administraciones públicas.
La primera letra del Número de Identificación Fiscal del ente determina si pueden solicitar este certificado. Las letras que corresponden a este tipo de certificado son:
- Letra E corresponde a comunidades de bienes, titularidad compartida de explotaciones agrarias y herencias yacentes.
- Letra G diferentes asociaciones sin personalidad jurídica.
- La letra H corresponde a las comunidades de propietarios.
- La letra N se le asigna a entes o corporaciones independientes que no tienen personalidad jurídica, pero tienen presencia en España.
- Letra W pertenece a entidades no residentes en España, con establecimiento permanente en el territorio español.
- La letra U es asignada a la unión temporal de empresas.
- Letra S corresponde a los órganos de la administración autonómica y central.
- Letra P se le asigna a los departamentos, juntas vecinales u órganos que dependen de la Administración que no tienen personalidad jurídica.
- Letra V es asignada a otros tipos de personalidad jurídica, entre ellas fondos de pensiones, fondo de capital-riesgo, fondos de inversiones, entre otros.
El proceso para obtener cualquiera de estos Certificados sólo puede ser realizado a través de Mozilla o Internet Explorer.
¿Cuándo debe realizarse la renovación del certificado digital empresa?
Cuando se tiene el certificado digital empresa y está próximo a caducar, se debe renovar en los dos meses previos a la fecha de caducidad. Pero sólo en los casos que no haya sido revocado y si es este el caso se tiene que volver a pagar de la tasa, que son 14 euros.
Es importante para iniciar el trámite de renovación comprobar que se haya realizado la identificación presencial cuando se solicitó el certificado por primera vez. Porque si esto no se hizo puede parecer un error cuando se inicie el proceso de renovación.
El proceso de renovación sólo se hace en la sede electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM). Para hacer este trámite se deben cumplir dos condiciones impuestas por el órgano emisor, ellas son:
- Que falten 60 días antes de la fecha de caducidad.
- Que no haya sido revocado en otra oportunidad.
¿Cómo renovar certificado digital empresa?
Cuando se cumplen con las condiciones establecidas por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM) para la renovación. Se deben realizar un procedimiento previo que es el siguiente:
Este paso consiste en la configuración del dispositivo donde se realizará el procedimiento. Para solicitar el certificado es necesario instalar el software generador de claves el cual ha sido desarrollado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Para descargar y configurar el software hay que ingresar al portal web oficial de la FNMT. Lo cual se puede hacer a través del siguiente enlace: https://www.sede.fnmt.gob.es/eu/descargas/descarga-software/instalacion-software-generacion-de-claves.
Al seleccionar cualquiera de las opciones disponibles aparecerá en la pantalla la siguiente imagen, donde debes presionar Siguiente:
Al finalizar el proceso de instalación se podrá comenzar a realizar la renovación del certificado digital empresa.
Procedimiento para renovar certificado digital empresa
El procedimiento para renovar el certificado va a depender del tipo de certificado digital de la empresa. Para iniciar el proceso hay ingresar al portal web oficial de la FNMT, se puede utilizar el siguiente enlace: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/certificado-derepresentante/persona-juridica/solicitar-certificado.
Certificado digital de Representante de Administrador Único o Solidario
El procedimiento para solicitar este tipo de certificado consta de los siguientes pasos:
Paso Uno
La solicitud de este certificado se puede hacer a través del portal web de Certificación Española (CERES). Pero sólo cuando se presentes las siguientes situaciones:
Cuando el administrador tenga un certificado de persona jurídica Clase2 CA FNMT.
En caso de que el administrador tenga su DNI electrónico.
Cuando cuente con un certificado de persona física emitido por la FNMT, el cual lo acredite como administrador.
Para cualquiera de los casos la renovación tiene un precio de 24 euros más IVA.
En la solicitud se completan los datos que requiere el formulario para realizar la autenticación de la identidad. Para después emitir el Código de Solicitud, con el cual se podrá descargar el certificado.
Paso dos
Cuando se realice la solicitud y se reciba el Código de Solicitud es necesario hacer la acreditación de la identidad. Este es un trámite obligatorio y se hace en la oficina de registro de forma personal.
Paso tres
Cuando se realice la acreditación de la identidad, transcurrida una hora podrás descargar el certificado. Pero sólo se podrá hacer en el mismo dispositivo donde se hizo la solicitud, el certificado tendrá una validez de 2 años.
Certificado de Representación de Persona Jurídica y Certificado digital para Entidades que no tienen Personalidad Jurídica
El procedimiento para solicitar estos dos tipos de certificados es el siguiente:
Paso uno
Seleccionar el ordenador donde se va a realizar el trámite, el cual no se podrá formatear o actualizar durante el proceso. Lo siguiente es acceder a la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Paso dos
Cuando hayas ingresado a la página debes completar la Solicitud del certificado con la información requerida. Este trámite tiene un coste de 24 euros más IVA, al completar la solicitud recibirás el Código de Solicitud.
Paso tres
Una vez hayas recibido el Código de Solicitud debes presentarte personalmente a la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV). También se puede acudir a una oficina de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este proceso tiene como objetivo acreditar físicamente la identidad de la empresa.
Paso cuatro
Cuando se realice la acreditación de la identidad de la empresa podrás descargar el certificado. El cual llegará al correo electrónico suministrado durante la solicitud, además de la factura del pago de trámite y el código de la solicitud.